忘年会・新年会の幹事ツール

このツールでできること

忘年会・新年会・歓送迎会などの幹事が、出欠の取りまとめから会費の計算、当日の集金までを1つの画面で管理するためのツールです。お店に払う金額を入れると、出席の人数と「区分」に付けた重みから一人ずつの会費を出します。役職者は一般の1.5倍、新人は半額、幹事や主賓は無料、といった傾斜をつけた会費も、全員同じ割り勘も選べます。

一次会・二次会・三次会は別々に会計するので、二次会だけ参加する人や、一次会で帰る人がいても混乱しません。集金表では一人ずつの合計と受け取り済みかどうかが一覧になり、まだ受け取っていない人や、出欠を答えていない人に送る文章もコピーできます。

使い方

1. 「参加者」で会の名前と集金のしかたを入れ、声をかける人を追加します。名簿があれば「まとめて追加」に貼り付けると早いです。
2. 区分の重みを決め、一人ずつ区分を選びます。
3. 「一次会」を開き、お店に払う金額（合計か、コース料金×人数）と端数の単位を入れます。出欠の返事が来たら○△×を押していきます。
4. 二次会があれば「＋会を追加」で増やし、同じように入れます。
5. 「集金表・案内文」で会費の案内文をコピーして送ります。当日は受け取った人にチェックを付け、未集金の人を確かめます。

入力した内容は、このブラウザの中にだけ保存されます（サーバーには送りません）。

知っておくと便利なこと

傾斜は「重み」で考えると決めやすい

このツールは、お店に払う金額を全員の重みの合計で割って「重み1あたりの金額」を出し、それに一人ずつの重みを掛けます。たとえば合計60,000円で、一般8人（重み1）・役職者2人（1.5）・新人2人（0.5）なら、重みの合計は 8＋3＋1＝12 なので、重み1あたり5,000円。一般5,000円、役職者7,500円、新人2,500円で、ちょうど60,000円になります。

「部長は1万円」のように金額で決まっている人は、重みではなく固定額に入れてください。固定額を先に引いてから、残りを重みで分けます。

端数は「切り上げ・500円単位」が集めやすい

当日に現金で集めるなら、500円か1,000円単位にしておくと、お釣りの用意が少なく済みます。切り上げで集めた余りは、二次会の費用や、急な追加注文・延長料金の予備になります。表示される「余り・不足」を見て、端数の単位を変えながら調整してください。

お店に払う金額は「全部込み」で入れる

コース料金にはお通し代・サービス料・席料が含まれないお店もあります。予約のときに、税込みかどうか、別にかかる料金がないかを確かめ、「追加の費用」に入れておくと、当日に足りなくなるのを防げます。人数の変更やキャンセル料の決まりもお店ごとに違うので、人数を確定する期限を聞いておき、それを出欠の締め切りにすると安心です。

よくある質問

途中参加・途中退席の人はどうすればいいですか？

その人だけ区分を分けて重みを0.5などにするか、金額を決めて固定額に入れてください。一次会と二次会を別の会にしておけば、片方だけの参加もそのまま計算できます。

会社から補助（会社負担）が出るときは？

お店に払う合計から補助の額を引いた金額を「お店に払う合計」に入れてください。参加者から集めるべき額だけが割り振られます。

未定（△）の人は計算に入りますか？

入りません。会費は○の人だけで計算します。未定の人が全員出席したときの会費が変わるので、未回答の人には催促文をコピーして早めに確かめてください。

ほかの幹事と同じ表を共有できますか？

保存先はこのブラウザだけなので、自動では同期しません。「表をコピー」でExcelやスプレッドシートに貼るか、印刷した集金表を共有してください。